Algemene informatie over gegevensverwerking

Hyllit Hotel Antwerp wordt uitgebaat door Bel It Corporation NV, gevestigd aan De Keyserlei 28–30, 2018 Antwerpen, België.

Bel It Corporation NV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met bevoegde medewerkers, dienstverleners, zakelijke partners of overheidsinstanties wanneer dit noodzakelijk is om onze diensten te verlenen, wettelijke verplichtingen na te komen of onze gerechtvaardigde belangen te beschermen.

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@hyllithotel.be.

1. Toepassingsgebied en gebruik

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor specifieke doeleinden die verband houden met de werking van Hyllit Hotel, waaronder het beheer van reservaties, hotelverblijven, betalingen, facturatie, klantenservice, beveiliging, marketing en onze website.

Wanneer u een kamer, suite of vergaderruimte reserveert, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

• voor- en achternaam;

• aanspreektitel;

• geboortedatum, indien vereist;

• adres;

• land en woonplaats;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• aankomst- en vertrekdatum;

• reservatiegegevens;

• betalings- en garantiegegevens.

Wanneer een factuur aan een onderneming moet worden opgesteld, kunnen wij daarnaast de volgende gegevens verzamelen:

• bedrijfsnaam;

• facturatieadres;

• btw-nummer;

• ondernemingsnummer, indien van toepassing.

Wij kunnen persoonsgegevens ontvangen van derden, waaronder reisagentschappen, touroperators, zakelijke boekingspartners en online reisplatformen. Deze derden kunnen persoonsgegevens verwerken overeenkomstig hun eigen privacybeleid.

Wij kunnen ook relevante voorkeuren van gasten registreren, zoals kamer- of bedvoorkeuren, toegankelijkheidsvereisten, allergieën en dieetwensen, wanneer dit noodzakelijk is om de gevraagde dienstverlening te verstrekken.

Informatie over gezondheid, beperkingen, allergieën of toegankelijkheid wordt uitsluitend verwerkt wanneer dit noodzakelijk is en met passende beschermingsmaatregelen. Gelieve geen medische informatie te verstrekken die niet noodzakelijk is voor uw verblijf.

Bij aankomst kunnen wij vragen om een geldig identiteitsdocument te tonen om de identiteit van de gast te controleren, wettelijke verplichtingen na te komen en fraude te voorkomen.

Hyllit Hotel maakt geen kopie van identiteitsdocumenten. Wij registreren uitsluitend de volgende gegevens:

• voornaam;

• achternaam;

• geboortedatum;

• geboorteplaats;

• identiteitskaartnummer;

• nationaliteit.

Hyllit Hotel maakt gebruik van camerabewaking in aangewezen openbare en beveiligingsgevoelige zones om gasten, medewerkers, bezoekers en hoteleigendommen te beschermen en incidenten te onderzoeken. De aanwezigheid van camera’s wordt aangeduid met de wettelijk vereiste pictogrammen.

Camerabeelden zijn uitsluitend toegankelijk voor bevoegde personen en worden maximaal 30 dagen bewaard, in beginsel niet langer dan één maand, tenzij de beelden noodzakelijk zijn als bewijsmateriaal of voor een onderzoek.

Hyllit Hotel is actief op sociale media en reviewplatformen. Wanneer u ons vermeldt, tagt of contacteert, een beoordeling achterlaat of interactie heeft met onze inhoud, kunnen wij uw openbare profielgegevens en de door u gedeelde inhoud ontvangen. Deze platformen verwerken uw gegevens eveneens overeenkomstig hun eigen privacybeleid.

2. Rechtmatigheid van de verwerking

Hyllit Hotel verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: om reservaties aan te maken en te beheren, hoteldiensten te verlenen en betalingen te verwerken.

• Precontractuele maatregelen: om vragen te beantwoorden en offertes voor kamers, vergaderingen of evenementen op te stellen.

• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale, gastenregistratie- en andere wettelijke verplichtingen.

• Gerechtvaardigde belangen: om gasten en eigendommen te beschermen, fraude te voorkomen, onze dienstverlening te verbeteren en klachten te behandelen, voor zover uw rechten en vrijheden niet zwaarder wegen.

• Toestemming: voor nieuwsbrieven, niet-essentiële cookies, analytische doeleinden, gepersonaliseerde advertenties en andere verwerkingen waarvoor toestemming vereist is.

• Vitale belangen: wanneer de verwerking noodzakelijk is om iemand in een noodsituatie te beschermen.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

3. Bewaring van gegevens en uw rechten

Wij bewaren persoonsgegevens uitsluitend zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze werden verzameld en om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige, beveiligings- en geschillenbeslechtingsverplichtingen.

De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

• reservatie- en gastgegevens: 3 jaar;

• facturen en boekhoudkundige gegevens: 10 jaar;

• betalingsgegevens: 5 jaar;

• aanvragen voor vergaderingen en evenementen: 5 jaar;

• klachten- en incidentendossiers: 5 jaar;

• marketinggegevens: totdat u zich uitschrijft, uw toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen direct marketing, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet. Beperkte informatie kan daarna worden bewaard om ervoor te zorgen dat uw marketingvoorkeuren blijvend worden gerespecteerd;

• website- en beveiligingslogs: 5 jaar;

• camerabeelden: maximaal 1 maand.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.

Onder de voorwaarden van de AVG heeft u het recht om:

• toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens;

• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;

• de verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken;

• de beperking van de verwerking te verzoeken;

• bepaalde persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;

• bezwaar te maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op gerechtvaardigde belangen;

• op elk moment bezwaar te maken tegen direct marketing;

• uw toestemming in te trekken;

• een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@hyllithotel.be. Wij kunnen redelijke aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren en beantwoorden uw verzoek normaal gesproken binnen één maand.