Informations générales relatives au traitement des données

Hyllit Hotel Antwerp est exploité par Bel It Corporation NV, dont le siège est établi De Keyserlei 28–30, 2018 Anvers, Belgique.

Bel It Corporation NV est le responsable du traitement des données à caractère personnel décrit dans la présente Politique de confidentialité. Nous traitons les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et à la législation belge applicable en matière de protection des données.

Nous ne vendons aucune donnée à caractère personnel. Les données à caractère personnel sont uniquement partagées avec des membres du personnel autorisés, des prestataires de services, des partenaires commerciaux ou des autorités publiques lorsque cela est nécessaire pour fournir nos services, respecter nos obligations légales ou protéger nos intérêts légitimes.

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l’adresse info@hyllithotel.be.

1. Champ d’application et utilisation

Nous collectons et traitons des données à caractère personnel à des fins spécifiques liées à l’exploitation de Hyllit Hotel, notamment la gestion des réservations, des séjours à l’hôtel, des paiements, de la facturation, du service à la clientèle, de la sécurité, du marketing et de notre site internet.

Lorsque vous réservez une chambre, une suite ou une salle de réunion, nous pouvons collecter les données suivantes :

• prénom et nom;

• civilité;

• date de naissance, lorsque cela est requis;

• adresse;

• pays et lieu de résidence;

• numéro de téléphone;

• adresse e-mail;

• dates d’arrivée et de départ;

• détails de la réservation;

• informations relatives au paiement et à la garantie.

Lorsqu’une facture doit être établie au nom d’une entreprise, nous pouvons également collecter les informations suivantes :

• raison sociale;

• adresse de facturation;

• numéro de TVA;

• numéro d’entreprise, le cas échéant.

Nous pouvons recevoir des données à caractère personnel de la part de tiers, notamment des agences de voyages, des voyagistes, des partenaires de réservation professionnels et des agences de voyages en ligne. Ces tiers peuvent traiter les données à caractère personnel conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

Nous pouvons également enregistrer certaines préférences pertinentes des clients, telles que les préférences en matière de chambre ou de literie, les besoins en matière d’accessibilité, les allergies et les exigences alimentaires, lorsque cela est nécessaire pour fournir le service demandé.

Les informations relatives à la santé, aux handicaps, aux allergies ou à l’accessibilité sont uniquement traitées lorsque cela est nécessaire et moyennant des garanties appropriées. Veuillez ne pas communiquer d’informations médicales qui ne sont pas nécessaires à votre séjour.

À votre arrivée, nous pouvons vous demander de présenter un document d’identité valide afin de vérifier l’identité du client, de respecter nos obligations légales et de prévenir la fraude.

Hyllit Hotel ne réalise aucune copie des documents d’identité. Nous enregistrons uniquement les informations suivantes :

• prénom;

• nom;

• date de naissance;

• lieu de naissance;

• numéro de carte d’identité;

• nationalité.

Hyllit Hotel utilise un système de vidéosurveillance dans certaines zones publiques et sensibles sur le plan de la sécurité afin de protéger les clients, les membres du personnel, les visiteurs et les biens de l’hôtel, ainsi que d’enquêter sur d’éventuels incidents. La présence de caméras est signalée au moyen des pictogrammes légalement requis.

Les images de vidéosurveillance sont uniquement accessibles aux personnes autorisées et sont conservées pendant une durée maximale de 30 jours, en principe pas plus d’un mois, sauf lorsqu’elles sont nécessaires comme éléments de preuve ou dans le cadre d’une enquête.

Hyllit Hotel est actif sur les réseaux sociaux et les plateformes d’avis. Lorsque vous nous mentionnez, nous identifiez, nous contactez, publiez un avis ou interagissez avec notre contenu, nous pouvons recevoir les informations publiques de votre profil ainsi que le contenu que vous partagez. Ces plateformes traitent également vos informations conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

2. Licéité du traitement

Hyllit Hotel traite les données à caractère personnel sur la base d’un ou de plusieurs des fondements juridiques suivants :

• Exécution d’un contrat : pour créer et gérer les réservations, fournir les services hôteliers et traiter les paiements.

• Mesures précontractuelles : pour répondre aux demandes et préparer des offres concernant des chambres, des réunions ou des événements.

• Obligation légale : pour respecter nos obligations comptables, fiscales, d’enregistrement des clients et autres obligations légales.

• Intérêts légitimes : pour protéger les clients et les biens, prévenir la fraude, améliorer nos services et traiter les plaintes, à condition que vos droits et libertés ne prévalent pas.

• Consentement : pour les newsletters, les cookies non essentiels, les analyses, la publicité personnalisée et tout autre traitement nécessitant un consentement.

• Intérêts vitaux : lorsque le traitement est nécessaire pour protéger une personne en cas d’urgence.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

3. Conservation des données et vos droits

Nous conservons les données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et au respect de nos obligations légales, comptables, de sécurité et de règlement des litiges.

Les durées de conservation suivantes s’appliquent :

• données de réservation et données relatives aux clients : 3 ans;

• factures et informations comptables : 10 ans;

• informations de paiement : 5 ans;

• demandes relatives aux réunions et événements : 5 ans;

• dossiers de plaintes et d’incidents : 5 ans;

• informations marketing : jusqu’à votre désinscription, au retrait de votre consentement ou à votre opposition au marketing direct, selon l’événement qui survient en premier. Des informations limitées peuvent ensuite être conservées afin de garantir que vos préférences en matière de marketing continuent d’être respectées;

• journaux du site internet et journaux de sécurité : 5 ans;

• images de vidéosurveillance : maximum 1 mois.

À l’expiration de la durée de conservation applicable, les données à caractère personnel sont supprimées, détruites ou anonymisées de manière sécurisée.

Sous réserve des conditions prévues par le RGPD, vous avez le droit :

• d’accéder à vos données à caractère personnel;

• de faire rectifier des informations inexactes ou incomplètes;

• de demander l’effacement de vos données à caractère personnel;

• de demander la limitation du traitement;

• de recevoir certaines données à caractère personnel dans un format portable;

• de vous opposer à un traitement fondé sur des intérêts légitimes;

• de vous opposer à tout moment au marketing direct;

• de retirer votre consentement;

• d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données.

Les demandes peuvent être envoyées à info@hyllithotel.be. Nous pouvons demander des informations supplémentaires raisonnables afin de vérifier votre identité et répondrons normalement à votre demande dans un délai d’un mois.